Kişisel Verileri Koruma Kurumu (KVKK), ilgili kişilerin kişisel verilerine ilişkin başvurularının nasıl cevaplandırılması gerektiği konusunda kamuoyu duyurusu yayımladı. Kurum, telefon görüşmesi veya yüz yüze bilgilendirmenin başvuruya verilmesi gereken nihai cevap yerine geçmeyeceğini bildirdi.
Başvurular en geç 30 gün içinde sonuçlandırılmalı
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 11'inci maddesinde ilgili kişilerin kişisel verilerine ilişkin hakları düzenleniyor. Kanun'un 13'üncü maddesine göre ilgili kişiler, bu haklarını kullanmak amacıyla veri sorumlusuna başvurabiliyor.
Veri sorumlularının ise kendilerine iletilen talepleri, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırması gerekiyor. Başvurunun kabul edilmesi veya gerekçesi açıklanarak reddedilmesi durumunda cevap, ilgili kişiye yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilmek zorunda.
Telefonla yapılan görüşme nihai cevap sayılmayacak
KVKK'nın kamuoyuna yaptığı duyuruda, Kuruma ulaşan çeşitli şikâyetler kapsamında bazı veri sorumlularının başvuruları yalnızca telefon görüşmesi, yüz yüze bilgilendirme veya benzeri sözlü yöntemlerle cevaplandırdığının tespit edildiği belirtildi.
Kurum, başvurunun değerlendirilmesi sırasında ilgili kişiden ek bilgi veya belge istenmesi, başvurunun açıklığa kavuşturulması ya da süreç hakkında bilgilendirme yapılması amacıyla telefon veya yüz yüze görüşme gerçekleştirilebileceğini belirtti.
Ancak bu görüşmelerin, mevzuat kapsamında verilmesi gereken nihai cevap yerine geçmeyeceği vurgulandı.
Cevabın yazılı veya elektronik olması neden önemli?
KVKK'ya göre cevabın yazılı ya da elektronik ortamda bildirilmesi, başvurunun hangi şekilde sonuçlandırıldığının açık ve denetlenebilir biçimde ortaya konulmasını sağlıyor.
Bu kapsamda cevapta talebin kabul edilip edilmediğinin, ret söz konusuysa ret gerekçelerinin ve başvuru kapsamında gerçekleştirilen işlemlerin ortaya konulması önem taşıyor.
Ayrıca cevabın ilgili kişiye hangi tarihte bildirildiğinin belirlenebilmesi, başvuru sürecinin ispatlanması açısından da önem taşıyor. Başvurunun reddedilmesi, cevabın yetersiz bulunması veya süresinde cevap verilmemesi halinde ilgili kişinin KVKK'ya şikâyet hakkı bulunuyor.
Veri sorumlularına dört başlıkta uyarı
KVKK duyurusunda veri sorumlularından şu hususlara dikkat etmeleri istendi:
İlgili kişilerin başvurularını Kanun ve ilgili tebliğde öngörülen usul ve esaslara uygun şekilde sonuçlandırmaları, nihai cevabı ilgili kişiye yazılı veya elektronik ortamda bildirmeleri, telefon görüşmesi, yüz yüze bilgilendirme ve benzeri sözlü iletişim yöntemlerinin mevzuat kapsamında verilmesi gereken nihai cevap yerine geçmeyeceğini gözetmeleri, ve talebin hangi kapsamda karşılandığını açıkça belirtmeleri ve reddedilen taleplerin gerekçelerini anlaşılır şekilde açıklamaları.
KVKK'nın duyurusunda, bu uygulamanın ilgili kişilerin haklarını etkin şekilde kullanabilmesi, Kurul nezdindeki şikâyet ve incelemelerin sağlıklı yürütülmesi ve gerektiğinde yargı süreçlerinde başvuru sürecinin belgelendirilebilmesi açısından önem taşıdığı belirtildi.
